Nombreuses sont les entreprises ayant migré vers le cloud de Microsoft dans le cadre
de leur programme de transformation digitale, cependant toutes n'ont pas
connaissance des solutions pour réduire les impacts environnementaux du numérique.
HIGHPOH tient à rappeler l'importance d'une démarche durable
autour des solutions
Microsoft et l'écosystème associé. Migrer vers SharePoint Online est l'occasion
d'adopter les bons réflexes technologiques mais aussi responsables.
SharePoint Online : qu'est-ce que c'est ?
SharePoint Online est la version cloud de SharePoint On-Premise qui permet de
créer
des espaces intranets et collaboratifs avec une expérience moderne et des
fonctionnalités de productivité sur le cloud.
Le produit offre un design innovant, une personnalisation intuitive et avancée, des
fonctionnalités de publication et de co-construction, sans oublier la
connexion avec
les applications Microsoft 365 pour des processus métiers complémentaires.
Les données sont hébergées sur le cloud et sécurisées par Microsoft qui
assure
également la maintenance ainsi que les évolutions automatiques du produit.
Migrer de SharePoint On-Premise vers SharePoint Online : une opportunité !
Selon Microsoft, nous pouvons affirmer que le passage au cloud permet une baisse
de
coût grâce à la mutualisation des ressources informatiques et également de
l'empreinte carbone avec la centralisation des datacenters et l'économie d'énergie.
En effet, avec SharePoint Online, l'entreprise n'a plus à gérer les serveurs, les
espaces de stockage ni les mises à jour du produit. Cependant, attention à l'effet
rebond et à l'utilisation abusive du cloud.
Migrer vers Microsoft 365 est l'occasion de réévaluer la technologie, de
repenser
les besoins et de repositionner les usages.
Cela s'allie également aux normes de travail à distance, à savoir que
télé-travailler permet à l'entreprise de rejeter moins de CO2. En effet, selon
l'ADEME, les trajets domicile-travail et professionnels sont le premier poste
d'émission de gaz à effet de serre des activités de bureau !
L'entreprise peut oublier la maintenance des serveurs, la complexité des
développements et des mises à jour de SharePoint On-Premise et profiter pleinement
de la fluidité de SharePoint Online et la puissance de ses
fonctionnalités.
Pour quelles raisons faut-il favoriser la migration ?
La migration vers SharePoint Online est un vrai challenge que redoutent toutes les
entreprises car il s'agit d'une opération non fréquente et sur laquelle les DSI
n'ont pas une grande expérience. Entre prise de risques, complexité du périmètre et
crainte du changement, il faut prendre le temps de connaitre la nouvelle solution,
de mettre en place un processus efficace et de profiter de la transition pour
définir les bonnes pratiques.
HIGHPOH vous présente ici les avantages de SharePoint Online :
Pas de serveur, espace de stockage ou ressource humaine dédiée
Pas d'installation
Il permet de créer des sites intranets, extranets et collaboratifs modernes
Les données sont stockées sur le cloud et sécurisées par Microsoft
Les utilisateurs peuvent personnaliser de façon avancée leurs sites sans
développement
Le dépôt de documents est simplifié
La co-construction de documents se fait directement en ligne par plusieurs
utilisateurs
La publication de pages d'actualités est une fonctionnalité inédite avec des
modèles d'articles à disposition
SharePoint Online s'intègre avec les applications de Microsoft 365 pour des
processus métiers complémentaires
Et enfin, il est compatible avec tous les appareils mobiles !
Notre top 7 des conseils pour une migration durable
Tri, priorisation et optimisation vont de pair avec le processus de migration. Ayant
effectué plusieurs migrations, manuelles ou automatisées, HIGHPOH vous donne son top
7 des conseils pour une migration durable :
Mesurer : faire un audit de l'existant afin de prendre connaissance
de la
volumétrie, de l'arborescence des données et des éventuels développements
spécifiques existants.
Cela vous
permet de définir le type de migration (structure, contenu,
permissions, spécifique), choisir l'outil de migration le plus approprié
(ShareGate, AvePoint, Metalogix
, SharePoint
migration tool, …) et décider de
comment remplacer les développements.
Evaluer : communiquer aux gestionnaires de la migration les nouveautés
de
SharePoint Online (Hub sites, expérience moderne, co-contribution, accès depuis
Teams, …) mais également la force de Power Automate, Power Apps et Forms dans la
création d'applications et de processus métiers. La bonne connaissance des
produits Microsoft 365 permettra la mise en place d'une solution qui viendrait
remplacer les fonctionnalités obsolètes et les développements spécifiques. Il
est également recommandé de faire le tri afin d'identifier le contenu à migrer,
c'est-à-dire le contenu non obsolète, non doublé, non corrompu et surtout qui a
sa place dans le nouvel environnement. Tout n'est pas à reprendre !
Vous
définissez ainsi la feuille de route, les acteurs et la durée de la
migration.
Designer : c'est l'occasion de réfléchir à une nouvelle structure
moderne et
adaptée aux utilisateurs, de décider des fonctionnalités phares à promouvoir
pour une adhésion rapide du nouvel environnement, de revoir la gouvernance
(identifier les rôles, les permissions et le processus de publication du
contenu).
Soyez prêts à
adapter la structure cible et à rejouer la migration jusqu'à ce
que le résultat soit adéquat !
Eviter : simplifier les permissions, décloisonner et écarter les
erreurs de
migration en utilisant un mapping (utilisateurs ayant quitté l'entreprise,
propriétés non trouvées, types de fichier non autorisés, …).
Un processus
testé et ajusté vous fera gagner en temps et en qualité.
Réduire : faire plus avec moins ! Ne pas hésiter à réduire la quantité
d'informations à migrer afin de ne reprendre que le nécessaire. Ne pas migrer,
si possible, les différentes versions d'un même contenu. Aussi, réduire les
niveaux d'arborescence et le nombre de clics pour atteindre l'information.
Avec moins de contenu, vous faites de l'économie d'espace dans le site et une
navigation plus fluide.
Montrer : identifier des utilisateurs pilotes afin de tester et adapter
le
nouvel environnement. Communiquer sur les changements, la date de sortie et
prévoir une présentation pour le lancement de la solution ainsi que la mise en
avant de ses fonctionnalités.
Soyez en phase
avec tous les acteurs de la migration.
Mobiliser : déployer des formations et un référentiel de bonnes
pratiques afin
d'accompagner les utilisateurs finaux dans la prise en main de la solution.
Identifier des référents pour aider à adhérer au nouvel environnement.
Organisez des
évènements pour la promotion des nouveaux usages ainsi que la
diffusion des bonnes pratiques responsables.
Les préconisations éco-responsables
La migration des données est l'occasion parfaite d'instaurer de bonnes pratiques
responsables :
Trier, ne migrer que ce qui est toujours d'actualité et non doublé (l'occasion
de faire du ménage)
Eviter de récupérer les différentes versions d'un même contenu (cela permet de
réduire le stockage en masse)
Migrer le contenu par lots (diminuer les erreurs de migration et avoir un
processus plus rapide)
Avoir une structure qui répond aux besoins des utilisateurs, un mécanisme de
tags et une convention de nommage réfléchie (moins on sollicite le moteur de
recherche SharePoint moins on consomme en énergie)
Remplacer les développements spécifiques par des fonctionnalités du cloud
(profiter des mesures responsables de Microsoft 365)
Pensez à la diffusion des bons usages pour une adoption durable des
nouvelles
fonctionnalités :
Sensibiliser les utilisateurs aux enjeux environnementaux du numérique : les
former idéalement à la Fresque du numérique
Identifier les collaborateurs ayant un rôle dans la nouvelle solution
(webmestres, animateurs, contributeurs, référents)
Vérifier si le contenu n'existe pas déjà dans le site avant de le déposer
Pour info,
1 Go de données stockées durant 1 an émet en moyenne 20 g eq. CO2
(Source : ADEME)
Trier le contenu régulièrement
Modifier les documents en ligne afin de co-construire directement dans le cloud
Partager les fichiers de manière plus responsable via des liens et non des
pièces jointes, idéalement depuis Teams pour éviter l'envoi de mails, sauf si
nécessaire
Sachez
qu'un mail qui pèse entre 7 Ko et 1 Mo, envoyé à un seul destinataire,
émet en moyenne 11 g eq. CO2 (Source : ADEME)
Aussi, un
mail avec une pièce jointe de 5 Mo envoyé à 200 destinataires occupe
en fait 1000 Mo soit 1 Go sur l'infrastructure de la messagerie
Renseigner les propriétés d'un contenu pour le retrouver facilement
Eviter le versioning, sauf si nécessaire
Décloisonner au maximum les permissions
Sauvegarder le site dans les favoris du navigateur pour éviter les pages
intermédiaires.
Et après : vous accompagner
La migration des données locales vers le cloud est un défi, relevons-le ensemble !
HIGHPOH est une entreprise de Services Numériques green pure Player Microsoft qui
propose des solutions durables et éco-responsables dans le but de réduire les
impacts environnementaux du numérique et les émissions de CO2. Elle lutte contre le
changement climatique en repensant chaque étape de la conception de ses
services pour mieux adresser les usages de ses clients.
Nous vous proposons une offre complète de migration durable ainsi que des formations
pour vous accompagner. En effet, la Fresque du numérique est un excellent moyen de
sensibilisation aux enjeux environnementaux du numérique.
