Contexte du projet

Bureau Veritas utilisait un outil de gestion documentaire propriétaire (2005–2007) présentant des problèmes de connexion simultanée, des lenteurs d’accès et un moteur de recherche inefficace.

Besoins et contraintes

Le projet visait à migrer les documents vers SharePoint Online pour améliorer les performances, mettre en place des workflows et tirer parti des licences Microsoft 365. Il fallait conserver l’arborescence existante, gérer 51 Go et environ 20 000 documents, et respecter les exigences de sécurité et de gouvernance. Le nouvel outil devait aussi répondre aux attentes des utilisateurs finaux et des documentalistes en matière de simplicité d’usage et de fonctionnalités de recherche.

Choix du prestataire

Highpoh a été retenu pour son expertise, sa méthodologie et sa compréhension des besoins métier. Le prestataire initial ayant rencontré des problèmes d’adhésion, Highpoh a su instaurer une relation de confiance avec les documentalistes en proposant des solutions adaptées et un accompagnement bienveillant.

Déroulement de la migration

La migration a été progressive, base par base, en commençant par les plus simples. Sharegate a été utilisé pour transférer les documents, accompagné d’un important travail de data cleaning pour corriger titres et métadonnées. Conserver l’arborescence existante dans SharePoint a constitué un défi majeur. Le projet a duré environ 4 mois, avec une préparation initiée en mai 2022.

Rôle et valeur ajoutée de Highpoh

HIGHPOH a apporté une expertise technique précieuse pour la conservation de l’arborescence et la mise en place de fonctionnalités de recherche avancée. Leur méthodologie structurée, leur écoute et leur réactivité ont été des atouts majeurs. Ils ont également formé les administrateurs et contributeurs clés pour faciliter l’adoption de SharePoint Online.

Défis et enseignements tirés

• Data cleaning non anticipé : travail important de correction des titres et métadonnées.
• Conservation de l’arborescence complexe : notamment pour les niveaux profonds.
• Migration avec Sharegate : défis liés aux caractères spéciaux, accents et longueurs de titres.
• Interfaçage API HSE : intégration de la base de veille réglementaire ayant pris plus de temps que prévu.

Adoption et accompagnement des utilisateurs

Des sessions de formation ont été organisées pour les administrateurs et contributeurs clés, et des guides utilisateurs ont été créés.

Bénéfices et résultats

Les utilisateurs finaux trouvent la solution SharePoint Online plus facile à utiliser que l’ancien outil, améliorant la recherche documentaire, l’efficacité opérationnelle et la satisfaction.

• Volumétrie : 51 Go et environ 20 000 documents migrés.
• Technologie cible : Microsoft SharePoint Online.
• Nombre d’utilisateurs actifs : tout le groupe Bureau Veritas France.
• Impacts : efficacité opérationnelle et satisfaction accrue des utilisateurs finaux.