Présentation de la MAF

1) Pouvez-vous nous présenter brièvement votre entreprise et son activité ?

La Mutuelle des Architectes Français (MAF) est une mutuelle d’assurance spécialisée dans l’accompagnement des architectes tout au long de leur vie professionnelle. Elle assure plus de 80% des architectes inscrits à l’ordre des architectes en France mais aussi les architectes d’intérieurs et autres métiers se rapprochant de l’architecture.

2) Quel est le rôle de la DOSI et ton rôle ?

La DOSI (Direction de l’Organisation et des Systèmes d’Information) joue un rôle central dans l’évolution et la transformation des projets ainsi que dans la gestion des systèmes d’information.

Leila Cazali est chef de projet transverse au sein de la Direction de l’Organisation et des Systèmes d’Information (DOSI). Son rôle consiste à gérer divers projets, notamment des projets IT, des refontes d’outils de gestion, et des projets d’évolution. Elle accorde une attention particulière à l’accompagnement au changement, en veillant à ce que les utilisateurs adoptent les nouveaux outils et pratiques.

Contexte et objectif

1) Quelle était le contexte avant ce projet ?

Avant ce projet, la MAF utilisait SharePoint On-Premise pour la gestion de ses documents et son intranet. Cependant, ce système était devenu obsolète et ne répondait plus aux besoins actuels de l’entreprise. La migration vers SharePoint Online était souhaitée depuis longtemps mais n’avait jamais été priorisée en raison d’autres projets plus urgents. Le lancement du projet de refonte de l’intranet a finalement rendu cette migration indispensable pour intégrer un moteur de recherche performant et interfacé avec l’espace documentaire.

2) Quels étaient les objectifs clés que vous souhaitiez atteindre avec ce projet ?

SharePoint joue un rôle central au sein de la MAF. Jusqu’à présent, il intégrait non seulement l’espace documentaire mais aussi l’intranet de l’entreprise. Avec la migration vers SharePoint Online, il continuera à être utilisé principalement comme espace documentaire, facilitant la coédition et l’homogénéisation des pratiques documentaires. Pour la DOSI, SharePoint reste un outil important, utilisé pour des développements web et autres applications avancées.

Les objectifs clés étaient de moderniser l’espace documentaire, d’améliorer la recherche et l’utilisation des documents, de permettre la coédition, et d’homogénéiser les pratiques documentaires au sein de l’entreprise.

Défi et challenge

1) Quels étaient les principaux défis que vous avez rencontrés sur ce projet ?

Les principaux défis étaient la disponibilité des équipes, l’implication de toutes les directions, et la nécessité de changer les pratiques documentaires. La migration devait être réalisée rapidement et sans avoir été anticipée en termes de charge et de coût.

2) Y a-t-il eu des contraintes particulières à prendre en compte (organisationnelles, techniques, adoption des utilisateurs) ?

Oui, il y avait des contraintes organisationnelles liées à l’implication de toutes les directions, des contraintes techniques liées à la migration des documents, et des défis d’adoption des utilisateurs pour les nouvelles pratiques documentaires.

3) Comment avez-vous géré la migration manuelle des documents et quels ont été les principaux enjeux liés à cette phase ?

La migration manuelle a été gérée en plusieurs étapes, avec un accompagnement personnalisé pour chaque direction, incluant le tri et le rangement des documents.

Le Data cleaning est crucial lors d’une migration. Il permet de trier et de ranger les documents, éliminant les données obsolètes ou inutiles. Cela garantit que la migration se fait de manière ordonnée et que les nouveaux espaces documentaires sont bien organisés. Sans cette étape, les bénéfices de la migration risquent de ne pas être pleinement réalisés. Highpoh a été déterminant pour nous aider également de ce côté.

Les qualités de l’intégrateur et facteurs clés de réussite

1) Pourquoi avez-vous choisi Highpoh pour vous accompagner dans ce projet ?

Le choix de Highpoh a été influencé par une rencontre au salon du Digital Workplace, où leur discours et leurs valeurs sur la RSE et le numérique responsable ont fortement résonné. Bien que Highpoh n’ait pas remporté l’appel d’offre initial pour l’intranet, leur expertise et leur approche ont laissé une impression positive. Lorsque le besoin de migrer vers SharePoint Online est apparu, il était évident de faire appel à eux. Leur compréhension du besoin, leur accompagnement et leur devoir de conseil ont été déterminants.

2) Quelles sont les qualités de Highpoh qui ont le plus contribué à la réussite du projet ?

Les qualités de Highpoh incluent une compréhension rapide des besoins, un accompagnement constant, et un devoir de conseil appréciable. Leur expertise et leur disponibilité ont été cruciales pour le succès du projet.

3) Comment s’est déroulée la collaboration entre vos équipes et celles de Highpoh ?

La collaboration a été fluide et efficace, avec une bonne compréhension des besoins et une réponse rapide aux questions. L’expertise de Highpoh a été très appréciée.

Bénéfices et résultats

1) Quels sont les bénéfices concrets que vous constatez depuis la mise en place des nouveaux espaces sur SharePoint Online ?

Les bénéfices concrets incluent une meilleure organisation des documents, la possibilité de coédition, et une homogénéisation des pratiques documentaires. Nous sommes encore au début. Il reste une grande partie d’utilisateurs à accompagner.

2) Avec du recul, quels éléments du projet considérez-vous comme les plus réussis ?

Les éléments les plus réussis incluent la mise en place de règles de gestion documentaire claires et l’accompagnement au changement, qui ont permis une adoption progressive et efficace des nouvelles pratiques.